Как организовать работу магазина? Эффективное управление и учет в простых шагах

26.09.2024 5 минут

Как управлять магазином? От бизнес-процессов до делегирования

Открыть розничный магазин и наладить каждый бизнес-процесс на начальном этапе – это только начало успешной торговли. Если не знать, как организовать работу магазина правильно, то уже через 1-6 месяцев бизнес станет убыточным, и очередная торговая точка будет закрыта.

Избежать подобных проблем поможет грамотный менеджмент и автоматизация розничного магазина. Давайте узнаем, как правильно управлять магазином, чтобы можно было наблюдать рост продаж, а не постоянно задаваться вопросом: «Что же я делаю не так?».

Как организовать управление магазином: основные бизнес-процессы

Автоматизация бизнес-процессов в розничной торговле – основа успеха, если найти правильный подход.

Для начала определим, какие процессы свойственны такой деятельности, как розничная торговля:

Заказ товаров для последующей реализации покупателям

Заказывать продукцию можно у поставщиков, представителей производителя или непосредственно у производителя. Здесь важна прозрачность условий поставок и возврата, наличие сопроводительных документов, цена и сроки поставки. Рекомендуем назначить ответственного за данный процесс сотрудника на складе, который будет отслеживать остатки, определять требуемый объем, оформлять заявки и иным образом взаимодействовать с поставщиком.

Приемка товара

Как управлять магазином продуктов, если даже при поступлении товаров часто возникают разногласия с поставщиком? Магазин заинтересован в качестве, количестве и соответствии продукции, указанной в сопроводительной документации. На практике часто возникают проблемы.

Рекомендуемая схема работы: получение товара вместе с ТТН, сертификатом качества, счет-фактурой, взвешивание или учет поштучной продукций, внешний осмотр, наличие маркировки и, наконец, оприходование.

Подготовка к реализации

Данный процесс в автоматизации розничного магазина состоит из нескольких рутинных операций, за которые обычно отвечает товаровед на складе (если он есть по штатному расписанию, а не замещается по совместительству продавцом): проверка заводских штрихкодов, внесение в программу учета, печать ценников, маркировка товара, формирование отчета по остаткам/приходу. В некоторых случаях будут дополнительные операции: нарезка, фасовка, взвешивание, формирование комплекта (например, подарочного набора).

Возврат товара

Со склада, торгового зала товар может быть возвращен поставщику. Причины могут быть различными, но они обязательно оговариваются в договоре между сторонами. Чаще всего возврат осуществляют при выявлении дефектов, нарушении условий поставок, отсутствии сопроводительных документов или их несоответствию, завершении срока годности.
Здесь важны соответствующие настройки в учетной программе, чтобы товаровед или администратор своевременно убирали просрочку с прилавков, юридическое сопровождение при заключении договора поставки (особенно, если это первый опыт открытия и управления розничным магазином), опытный персонал (товароведы).

Реализация товара

Типичная автоматизация бизнеса: покупатель выбирает товар, кассир пробивает товар через сканер штрихкодов, покупатель оплачивает покупку, чек формируется в онлайн-кассе, печать чека, внесение изменений в учетную программу.

Инвентаризация

Необходима, чтобы выявлять разницу между фактическими остатками на складе и данными из учетной системы. Учет товаров в магазине необходим, чтобы выявлять «внутренние» и «внешние» кражи, неправильно оформленный возврат или приемку.

Конечно, управление торговлей не ограничивается только перечисленными процессами. Важно предусмотреть режим труда и отдыха персонала, чтобы не нарушать трудовое законодательство, настроить оборудование и системы учета, предусмотреть возможность работы торговой точки при отсутствии доступа к онлайн-кассе.

Факторы, повышающие загруженность руководителя

Администрирование магазина – задача, которая подразумевает в первую очередь распределение обязанностей между сотрудниками, контроль их деятельности в соответствии с должностной инструкцией.

Но не каждый руководитель знает, как управлять магазином правильно – в итоге возникают типовые ошибки

Недоверие

в отношении сотрудников, боязнь делегирования полномочий.

Взаимодействие с участниками бизнеса

по разным каналам связи без привлечения стороннего сотрудника (подразумевается переписка с поставщиками, производителями, надзорными органами, покупателями в мессенджерах, по e-mail, в чате на сайте, общение по телефону).

Соблюдение формальных регламентов

которые являются обычной бюрократией, и никак не помогают в автоматизации бизнес-процессов.

Постоянный контроль персонала

попытки вмешиваться в «личное пространство», когда, например, сотрудники во время перерыва обсуждают товары, условия труда, покупателей, а администратору это не нравится.

Ведение кадрового и иного документооборота в бумажной форме

тогда как даже ИП с 10-15 наемными рабочими уже пользуются коммерческими системам или государственными сервисами (тот же «Работа России» для кадрового электронного документооборота).

Накопление груза проблем

как управлять продуктовым магазином наименее эффективно, чтобы закрыть бизнес как можно скорее? Правильно – оставлять нерешенными текущие проблемы. Нарушения пожарной безопасности, игнорирование требований ГИТ, отсутствие учетной системы, продажа просрочки, да даже банальная невыдача покупателю по требованию книги жалоб и предложений – всё это в итоге приведет к концу коммерческой деятельности.

Как делегировать задачи?

Делегирование задачи – это не перекладывание обязанностей, а грамотное их распределение по отдельным менеджерам и линейному персоналу.

Автоматизация торговли невозможна, если за большую часть процессов отвечает лишь один человек – в бизнес-процессах задействованы минимум:

Руководитель (владелец торговой точки).
Товаровед (возможно совмещение с продавцом).
Администратор (возможно совмещение с продавцом).
Грузчики.
Бухгалтер (возможно совмещение с кадровиком).

Как стать управляющим магазина, если открывается ИП, и есть лишь возможность нанять 1-2 человек? Как минимум, стоит определиться – в каком направлении вы хотите работать. Может быть, достаточно будет открыть небольшое кафе, хлебный киоск или шоу-рум домашнего типа? Любая крупная торговая сеть начинала свое существование с небольшой розницы в отдельном регионе – что «Магнит», что «Пятерочка» или «Лента». Сразу никто никогда большими масштабами не мыслит – запомните.

Автоматизация операций

Автоматизация бизнеса возможна при выполнении следующих условий:

Покупка и настройка соответствующего оборудования

регистрация онлайн-кассы, настройка шканера штрихкодов, систем безопасности и пожаротушения, освещения.

Приобретение учетной системы

1С или более доступные по цене аналоги для складского учета, кадрового делопроизводства.

Грамотное управление персоналом

внедрение современных моделей обучения, корпоративной этики, обеспечение надлежащих условий труда, отдыха (например, обустройство кухни, комнаты отдыха, где персонал во время кофе-брейка может расслабиться).

Обеспечение доступа к важной информации для персонала и покупателей

масочный режим, режим работы в государственные праздники, план эвакуации при пожаре и многое другое.

Рекомендации по выбору программных решений для автоматизации бизнес-процессов:

Складской учет товара: 1С:Торговля и склад, Saby, МойСклад, Конутр.Маркет и аналоги.
Кадровый учет: СБИС, Контур КЭДО, «Добыто.КЭДО» и аналоги.
Бухгалтерский учет: 1С:Бухгалтерия, ПланФакт, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер и др.
Комплексная автоматизация розничной торговли: Saby Retail, CloudShop, GBS.Market.
Модули для реализации отдельных процессов – Долями, API от Сбера и других банков.

Как вести учет в магазине, чтобы «всё сходилось»?

Во-первых, исключите методы кнута и пряника при выявлении краж. Продавцы – не роботы, и они не могут одновременно реализовывать, взвешивать товар, рассчитываться с покупателем и отслеживать, что происходит в торговом зале, нет ли там подозрительных лиц.

Во-вторых, проводите учет товара сразу же в системе, а не по модели «вечером деньги – утром стулья». Даже самые проверенные поставщики в чем-то могут ошибиться, и недостача товара – дело в розничной торговли практически обыкновенное. Поэтому сразу определите, как будете взаимодействовать с поставщиком, и что предпринимать в случае нарушения договора.

В-третьих, не пользуйтесь сомнительными онлайн-сервисами, нелегальным ПО, скаченным из интернета. Мало того, что это приводит к постоянным сбоям, а, нередко, и банальным кражам, в т.ч. с банковских карт клиентов вашего магазина, так еще и за нарушение законодательства может возникнуть административная ответственность.

Как управлять сотрудниками?

Мы подошли к самому интересному и пугающему вопросу – как управлять персоналом в магазине?

Вот несколько «золотых правил»:

Никогда не допускайте нарушения ТК РФ

даже самый стеснительный, скромный сотрудник, если его несправедливо наказать, может обратиться в суд, а это и судебные разбирательства, издержки, и постановления ГИТ, и штрафы, и «подмоченная» репутация.

Управляйте мотивацией сотрудников, а не заставляйте их самих себя мотивировать.

Прямо говорите о бонусах за рост продаж, публично (при всех остальных работниках) награждайте лучших, показывайте примеры.

Обязательно внедряйте корпоративную политику, этику.

Нет ничего проще, как управлять сетью магазинов с развитой, уникальной корпоративной системой. «Все за всех, и каждый за одного», «каждый сотрудник – золотое звено в компании», «работает команда – работает на результат – персональные выгоды каждому» и другие громкие лозунги должны обязательно подкрепляться действием со стороны руководства.

Стоит учесть, что и как управлять интернет магазином, и как управлять оффлайн-магазином для администратора не должно быть проблемой. Разница лишь в способе взаимодействия с участниками сторон бизнеса (поставщики – персонал – покупатели). В остальном – все принципы остаются такими же.